Настроить доступ к файлу или папке

Виды доступа

Доступ к файлам, папкам и альбомам на вашем Диске может быть:

• Общий — для всех пользователей, у которых есть ссылка.

  Общий доступ к файлу, папке или альбому можно настроить для сотрудников организации и для внешних пользователей – например, клиентов компании. Настраивая общий доступ, вы можете защитить файл, папку или альбом:

  • установить пароль;
  • запретить скачивание;
  • установить срок действия ссылки.

  Срок действия ссылки может быть ограничен администратором

  Администратор вашей организации может установить максимальный срок действия ссылок. В этом случае выдать доступ на неограниченный период нельзя: для новой ссылки автоматически будет установлена дата завершения доступа. Вы сможете изменить этот срок только в меньшую сторону.

• Персональный — для конкретных сотрудников, групп и подразделений организации или для внешних пользователей с аккаунтом Яндекса.

  Этот тип доступа подойдет, если вы хотите:

  • Поделиться файлом, папкой или альбомом с какими-то конкретными сотрудниками, группами или подразделениями.
  • Настроить разные уровни доступа для разных пользователей. Например, чтобы одни сотрудники могли просматривать и скачивать файлы, а другие — редактировать.

При настройке персонального доступа ссылка на файл или папку автоматически отправляется на почту тем, для кого вы настроили доступ. Вы также можете самостоятельно скопировать ссылку и разослать ее этим людям удобным вам способом.

Уровни доступа

Есть два уровня доступа для совместной работы:

• Просмотр — вы разрешаете просматривать и скачивать файл, папку или альбом.
• Редактирование — вы разрешаете просматривать, редактировать, переименовывать, скачивать и удалять файл или папку. Выдать доступ на редактирование альбома нельзя.

У уровня «Редактирование» приоритет выше, чем у уровня «Просмотр».

Например, если вы откроете персональный доступ на редактирование всему подразделению, а одному из сотрудников подразделения — персональный доступ на просмотр, этот сотрудник сможет вносить изменения в файл, как и его коллеги.

Если вам нужно, чтобы доступ на редактирование был у некоторых сотрудников подразделения, а у всех остальных — только на просмотр, добавьте сотрудников по отдельности и выберите для каждого из них подходящие уровни доступа.

Доступ к папкам и общие папки

Настройка общего и персонального доступа — более гибкий инструмент для совместной работы с папками. Когда для организации подключается возможность настраивать доступ новым способом, использование ее сотрудниками общих папок ограничивается.

Сотрудники не смогут:

• Создавать общие папки — из контекстного меню личных папок исчезнет пункт Настроить доступ.
• Приглашать новых пользователей в существующие общие папки — в окне настройки доступа к общей папке не будут работать строка поиска и кнопка Добавить.

Сотрудники смогут:

• Пользоваться существующими общими папками.
• Закрывать доступы к существующим общим папкам.
• Принимать приглашения в общие папки от других пользователей.

Вы можете пользоваться уже созданными общими папками и не перенастраивать к ним доступ, если в них никого больше не нужно приглашать.

Перейти от использования общих папок к настройке доступа к папкам

Чтобы полноценно пользоваться новыми возможностями для совместной работы, перенастройте доступ к общим папкам. Для каждой папки это может сделать только ее владелец. Если вы не являетесь владельцем общей папки, обратитесь за перенастройкой к нему.

Для общих папок, которыми владеете вы, настроить доступ заново можно одним из способов:

• перенастроить доступ к этой же папке, предварительно отключив все доступы;
• настроить доступ к новой папке, убедиться, что у нужных пользователей есть нужные права, и только потом отключить общую папку.

Настроить доступ

1. Выберите файл, папку или альбом и нажмите Поделиться в контекстном меню или на верхней панели:

   

2. Если для отдельных пользователей нужен персональный доступ, настройте его:

   1. В поле Добавьте пользователей, подразделения или группы введите электронный адрес того, кому хотите открыть доступ. Можно добавлять:

      • группы или подразделения из вашей организации;
      • сотрудников другой организации в Яндекс 360 для бизнеса;
      • людей с аккаунтами на Яндексе, например login@yandex.ru.

      Если вы добавляете кого-то из своей организации, помимо адреса можно ввести имя или выбрать нужный вариант из предлагаемого списка.

   2. Выберите необходимый уровень доступа — Просмотр или Редактирование.

   3. Нажмите Добавить. Электронный адрес появится в списке Пользователи с доступом.

   4. Повторите шаги с 2.1 по 2.3 для остальных пользователей, которым нужен персональный доступ.

3. Чтобы выдать общий доступ, в поле Всем, у кого есть ссылка раздела Общий доступ выберите уровень доступа — Просмотр или Редактирование.

4. Нажмите значок , чтобы указать дополнительные настройки.

   • Для общего и персонального доступа:

     • С доступом «Редактирование» нельзя менять доступы — редакторы не смогут управлять доступами.

   • Только для общего доступа:

     • Только внутри организации — файл, папка или альбом будут доступны только вашим коллегам с аккаунтами на домене организации.

     • Защита паролем — файл, папка или альбом будут доступны только тем, кому вы сообщите пароль. В вашей организации может быть запрещено делиться ссылками без пароля — в таком случае вам нужно устанавливать его всегда.

       Введите пароль длиной от 4 символов и запомните его, затем нажмите Готово. Пароль можно отредактировать или отключить.

     • Запрет на скачивание — файл, папку или альбом нельзя будет скачать или сохранить на личный Диск. Документы нельзя будет распечатать, а аудиофайлы — прослушать. Имейте в виду, что возможность сделать скриншот или записать видео останется.

     • Срок действия — ссылка удалится, когда срок подойдет к концу. Файл, папка или альбом будут недоступны пользователям, пока вы не поделитесь ссылкой снова. Бессрочная ссылка будет работать, пока вы не закроете доступ к файлу, папке или альбому. Если вы поделитесь ими еще раз, Диск создаст новую ссылку. Но если к файлу, папке или альбому уже открыт доступ и вы скопируете ссылку с помощью программы для компьютера или мобильного приложения, это будет та же ссылка, что создалась в первый раз.

   Нажмите Готово.

5. Нажмите Скопировать ссылку или скачайте куар-код — нажмите → Показать QR-код и выберите формат. Отправьте ссылку или файл с куар-кодом в письме или сообщении.

Что делать пользователю со ссылкой, чтобы у него появился доступ к вашему файлу, папке или альбому, описано в разделе Со мной поделились ссылкой.

Изменить или закрыть доступ

Персональный доступ

Чтобы изменить уровень персонального доступа или закрыть его:

1. Выберите файл, папку или альбом и нажмите Поделиться в контекстном меню или на верхней панели.
2. Напротив имени пользователя установите подходящий уровень доступа или выберите Закрыть доступ.

Общий доступ

Чтобы изменить уровень общего доступа или закрыть его для всех:

1. Выберите файл, папку или альбом и нажмите Поделиться в контекстном меню или на верхней панели.
2. В поле Всем, у кого есть ссылка раздела Общий доступ нажмите на текущий уровень доступа, поменяйте его или нажмите Закрыть доступ.

Закрыть все доступы

Вы можете закрыть сразу все доступы к файлу, папке или альбому: и персональные, и общий. Ссылка, которой вы поделились с другими людьми, перестанет работать.

1. Выберите файл, папку или альбом и нажмите Поделиться в контекстном меню или на верхней панели.
2. Внизу окна настроек доступа нажмите .
3. Выберите Закрыть все доступы.

Обратите внимание: если вы закроете доступы по этой инструкции, а позже захотите снова поделиться файлом или папкой, новая ссылка будет отличаться от старой. Те, у кого был доступ к файлу или папке по старой ссылке, не будут иметь его, пока вы не отправите им новую ссылку.