Как обрабатывать и отгружать заказы

Где смотреть поступившие заказы

Когда покупатель делает заказ в вашем магазине, этот заказ появляется в вашем кабинете в разделе Заказы → Заказы и отгрузки. Новые заказы попадают во вкладку Ждут сборки.

В списке заказов на этой странице у каждого указана плановая дата отгрузки — день, когда заказ нужно привезти Market Yandex Go. Здесь очень важна пунктуальность: несвоевременная отгрузка в будущем снизит ваш индекс качества. Кроме того, можно вовсе потерять заказ, если покупатель устанет ждать и отменит его.

Как часто нужно проверять новые заказы

Действуйте так, как вам удобно. Кто-то следит за новыми заказами постоянно, чтобы обрабатывать по мере поступления, а кто-то — собирает все сразу раз в сутки. Единственное, что важно — не пропускать заказы и успевать отгружать их вовремя.

О новых заказах мы всегда сообщаем на почту и в кабинете — но можем присылать уведомления прямо на ваш смартфон. Для этого подключите нашего телеграм-бота.

Что делать с новым заказом

Новые заказы попадают в кабинет в статусе Можно собирать. Обработать — это значит подтвердить готовность отгрузить заказ или отменить его.

Получив заказ, убедитесь, что все товары из него есть у вас на складе. Если товары находятся в офлайн-магазине, отложите их в сторону, чтобы продавец случайно не отпустил заказанный товар другому покупателю.

Вы можете скачать список заказов — чтобы, например, распечатать и ходить со списком по складу. Для этого нажмите кнопку Список заказов в правом верхнем углу.

Если все товары на месте и готовы отправиться покупателю, переведите заказ в статус Готов к отгрузке. Это можно делать массово, расставив галочки в списке заказов. Для больших товаров, едущих в нескольких коробках, сразу указывайте количество грузомест.

Если товара на месте не оказалось — например, его случайно продали человеку, который пришел в магазин лично, — заказ нужно отредактировать, перенести или отменить.

Как продавать товары с маркировкой

Перенос заказа

Если по какой-то причине вы не можете собрать заказ вовремя (к запланированной отгрузке), его можно перенести на следующую отгрузку. Обратите внимание: это можно сделать не позже чем за полчаса до момента формирования отгрузки. Если отгрузка уже сформирована или вот-вот сформируется, заказ можно только отменить.

Отмена заказа

Если товара нет и в ближайшее время не будет, выберите заказ в списке и нажмите Отменить. Отменяйте заказ только после того как убедились, что товара точно нет. Вернуть отмененный заказ обратно в отгрузку не получится.

Исключение товара из заказа

В некоторых случаях отсутствующий товар можно исключить из заказа — это возможно, если заказ при этом не теряет смысла для покупателя. Например, не получится отправить только чехол покупателю, который заказал смартфон и чехол к нему.

Market Yandex Go отправит покупателю сообщение об изменении состава заказа.

Акт приема-передачи

Чтобы отгрузить заказы в сортировочный центр или пункт приема заказов, вам понадобится акт приема-передачи. Он оформляется один на все заказы сразу — отдельный акт для каждого заказа оформить нельзя.

Акт всегда бумажный.

Что нужно, чтобы составить акт

Market Yandex Go составит акт в момент формирования отгрузки, если все заказы, попавшие в отгрузку, обработаны — то есть переведены в статус Готов к отгрузке или, если что-то пошло не так, Отменен.

Обязательно вовремя обрабатывайте все заказы, в том числе те, которые не можете привезти, — иначе у вас не будет акта и вся отгрузка сорвется.

Когда акт появляется в кабинете

Если между днем формирования отгрузки и днем передачи заказов нет выходных, акт появится сразу после формирования отгрузки.

Если после дня формирования отгрузки идут выходные (например, отгрузка сформировалась в пятницу, а заказы нужно отвезти в понедельник), акт будет готов после выходных.

Нужно ли распечатывать акт

Да. Скачайте и распечатайте акт: на вкладке Отгрузка нажмите Скачать акт. Как получить акт через API

В сортировочном центре или ПВЗ вам понадобятся два экземпляра акта с подписью и печатью.

Отгрузка заказов

Сортировочные центры и пункты приема Market Yandex Go принимают заказы не по отдельности, а группами — по одной в день. Такая группа заказов называется отгрузкой.

Чтобы отгрузить заказ Market Yandex Go, его нужно упаковать и снабдить ярлыком. Вы можете это делать в любой момент: как до обработки заказа в кабинете, так и после. Главное — успеть вовремя передать заказы на сортировочный центр или пункт приема.

Пользуйтесь инструкциями:

• Как правильно упаковать.
• Как наклеить ярлык.

Сборку и упаковку заказа стоит снимать на видео — оно пригодится, если понадобится разобраться в спорном случае.

Когда отгружать заказы

Вы можете выбрать, когда отгружать заказы, — прямо в день формирования отгрузки или позже. Чтобы разобраться с этой настройкой — прочтите инструкцию.

Дата и время отгрузки товаров всегда указаны на странице отгрузки в личном кабинете. Если в указанное время вы передадите заказы, все точно будет в порядке. Приезжайте заранее и учитывайте, что вам может понадобиться дополнительное время, например, на подписание документов или ожидание в очереди.

Как передать заказы

Market Yandex Go может принимать заказы двумя способами: с пересчетом всех заказов и без.

Если вы везете заказы на ПВЗ, их обязательно пересчитают сразу. На сортировочном центре способ приемки можно выбрать на месте.

Приемка с пересчетом заказов	Доверительная приемка
Доступна на ПВЗ и на сортцентрах	Доступна только на сортцентрах
Упакованные заказы передаются сотрудникам Market Yandex Go поштучно	Заказы передаются в общей таре, которая должна соответствовать требованиям Market Yandex Go
На сортцентрах – до 50 заказов в одной отгрузке, на ПВЗ – смотрите в информации о выбранном пункте (Логистика → Склады)	Сколько угодно заказов в одной отгрузке
Общий объем отгрузки не больше кубического метра	Любой общий объем
Если есть расхождения, водитель сразу получает акт	Акт о расхождениях появляется в кабинете спустя несколько часов после отгрузки

Приемка с пересчетом

Привезите заказы в ПВЗ или сортировочный центр в любой транспортной таре. Можно просто сложить их в багажник автомобиля, если так удобно.

Приехав, передайте сотрудникам документы — акт приема-передачи и транспортную накладную, если вам нужно ее подписать.

Пересчет заказов проведут при вас. Если каких-то заказов не хватает, сотрудники составят акт о расхождении, который отдадут сразу же.

Обязательно дождитесь завершения пересчета, не уезжайте без документов из ПВЗ — иначе потом будет сложно разобраться, если возникнут спорные вопросы.

Что делать с заказами, которые забыли привезти

Если при пересчете заказов оказывается, что некоторые из них забыли на складе магазина, такие товары можно отгрузить на следующий день. В будущем это повлияет на индекс качества так же, как перенос заказа.

Для таких товаров вам нужно вручную составить отдельный акт приема-передачи. Инструкция

Финальный статус заказа

Финальный статус заказа появится в личном кабинете в течение 24 часов с момента получения товара покупателем.

Обработка заказов с помощью API

О том, как автоматизировать обработку заказов, читайте в документации API Market Yandex Go для продавцов.

Посылки нужно сложить на палету или в короб со специальным общим ярлыком. Инструкция

О том, как работает отгрузка со своего склада и как ее подключить, рассказано в статье о настройках FBS.

После формирования отгрузки в нее перестают попадать новые заказы — они попадают в следующую. Подробнее — во вводной статье о модели FBS.

О том, в чем разница между пунктом приема и сортировочным центром, — в статье «Куда отгружать заказы»

для обычных заказов — позже указанной даты, для крупногабаритных — раньше или позже указанной даты.

Если вы ООО и работаете без печати, возьмите письмо, обосновывающее это. Если вы ИП – привозите просто подписанные акты.